Les charges à payer ou les charges à payer sont le terme décrivant les paiements ou les dépenses que l’entreprise engage ou constate mais dont le paiement serait dû dans le futur. Le terme « couru » signifie augmenter ou s’accumuler. Ainsi, lorsqu’une entreprise accumule des charges, ses factures impayées augmentent.

Selon la méthode de comptabilité d’exercice, une entreprise doit comptabiliser les dépenses au fur et à mesure qu’elle les engage, et non lorsqu’elle les paie. Un bon exemple d’une telle dépense est que l’entreprise a obtenu les fournitures mais n’a pas encore reçu la facture correspondante.

Traitement comptable

Un gestionnaire comptable doit associer ces charges aux produits par le biais du principe de correspondance des PCGR. Selon le principe de correspondance, une entreprise doit enregistrer les charges dans la période où elles se produisent.

Ces charges sont des passifs car l’entreprise doit les régler en temps voulu. Par conséquent, les gestionnaires comptables les enregistrent comme un côté de passif courant dans le bilan.

Un responsable comptable s’assure d’enregistrer toutes les charges à payer dans le livre à la fin de chaque période comptable. Ces ajustements sont nécessaires pour montrer les biens et services dont une entreprise a bénéficié mais qu’elle n’a pas encore payés. Pour comptabiliser ces dépenses, le responsable comptable doit trouver une écriture d’ajustement.

Prenons l’exemple d’une entreprise qui verse un salaire à ses employés le 1er de chaque mois pour leurs services tout au long du mois précédent. Ainsi, le 31 décembre, si le compte de résultat de l’entreprise ne prend en compte que le salaire versé, alors le responsable comptable ne doit pas considérer la charge salariale courue pour le mois de décembre.

Cependant, l’entreprise doit comptabiliser 12 mois de salaire. Ainsi, l’entreprise passe une écriture de régularisation pour comptabiliser la charge du dernier mois. Cette écriture débite le compte de salaires du compte de résultat et crédite le compte de salaires à payer du bilan.

Désormais, lorsqu’un gestionnaire comptable reçoit une facture pour les salaires dus, il crédite le compte de salaires à payer. Après avoir payé la dette, l’entreprise débite le compte des comptes fournisseurs et crédite le compte de trésorerie.

Types de frais courus

Il existe différents types de frais courus, mais deux sont significatifs :

Salaires et salaires courus

Les salaires et traitements courus sont une chose régulière dans une entreprise. Cependant, contrairement au salaire, qu’une entreprise verse généralement sur une base mensuelle, le salaire peut être horaire ou hebdomadaire. Une entreprise qui verse des salaires à ses employés inclut les salaires à payer dans le passif à court terme. Tout comme les autres postes à payer, l’enregistrement des salaires à payer aide l’entreprise à garder une trace de ce qu’elle doit payer.

Intérêts courus

Une autre charge à payer que l’on retrouve fréquemment dans les livres d’une entreprise est l’effet à payer ou l’intérêt couru. Les effets à payer sont des billets à ordre émis par des banques, des organisations ou des particuliers. Ces billets constituent une obligation pour l’entité émettrice de rembourser le montant à la date d’échéance. D’autre part, les intérêts courus sont les intérêts sur un prêt d’une banque ou de toute autre institution financière.

Avantage de l’écriture de journal des charges à payer

L’écriture de journal des charges à payer entre en jeu lorsqu’il n’y a pas de documentation des charges. Dans ce cas, une écriture de journal est passée pour comptabiliser les charges à payer dans le compte de résultat. En outre, une écriture d’ajustement est effectuée pour enregistrer la dépense comme un passif à court terme dans le bilan.

Un des nombreux avantages de l’enregistrement des charges à payer est d’identifier le véritable bénéfice de l’entreprise. Si une entreprise n’ajoute pas les dépenses qu’elle doit payer quelque part dans le futur, le bénéfice pourrait gonfler. Il est important pour toutes les parties prenantes et pour l’entreprise de connaître le bénéfice réel plutôt que le bénéfice gonflé. Toutes les transactions financières, qu’elles soient comptabilisées ou payées, font l’objet d’une écriture au journal. Cela ne laisse aucune chance d’erreur ou d’omission de détails cruciaux. En outre, les auditeurs peuvent également vérifier les livres à tout moment. Une écriture régulière assure la crédibilité de l’entreprise aux yeux des auditeurs et des parties prenantes. La saisie des charges à payer est basée sur le système en partie double, ce qui signifie que le débit d’un compte et le crédit de l’autre compte. Un gestionnaire de compte ou toute personne regardant les livres peut voir les comptes qu’une telle dépense affecte. Cela augmente simplement l’efficacité du système de comptabilité. Les normes GAAP reconnaissent le système de comptabilité en partie double et, par conséquent, plusieurs entreprises le suivent dans le monde entier. Par conséquent, l’utilisation d’un tel système rend l’entreprise conforme aux normes internationales.

Inconvénient du système d’entrée des frais courus

Enregistrer une dépense qu’une entreprise a reconnue mais qu’elle n’a pas payée est un travail difficile. De plus, une légère erreur du responsable de la comptabilité peut entraîner de grosses erreurs, gonflant le bénéfice ou même le réduisant à tort. L’enregistrement des charges à payer devient difficile au quotidien si la taille de l’entreprise est énorme, ce qui entraîne des centaines et des milliers de transactions financières au quotidien.

Impact sur le compte de résultat

Toute augmentation des charges à payer entraîne une augmentation correspondante du compte de charges dans le compte de résultat. Cela conduit à un effet réducteur sur le compte de résultat.

En revanche, s’il y a une diminution des charges à payer ou si une entreprise paie ses comptes fournisseurs en souffrance, l’entreprise créditera la trésorerie et débitera les comptes fournisseurs pour diminuer les comptes fournisseurs du côté du passif. Il convient de noter que cela n’affectera pas le compte de résultat, car la trésorerie n’est pas une dépense. En outre, la dépense que l’entreprise paie maintenant est déjà venue dans la période comptable précédente.